Le comité d'audit de la loge aide le trésorier à s'assurer que la situation financière de la loge maçonnique est exacte grâce à une série de vérifications et de bilans comptables.

Chaque année, le comité d'audit de la loge maçonnique vérifie les pièces justificatives, les comptes et les livres du trésorier et du secrétaire.

Il est nécessaire que tous les audits et rapports soient effectués à temps afin qu'il n'y ait aucune omission ou omission de la part du trésorier. L'audit de la loge maçonnique est similaire à l'audit effectué sur une banque ou une entreprise.

Règlements de la Loge et Règlements de la Grande Loge : Le comité d'audit doit bien connaître les Règlements de la Loge et de la Grande Loge. Les règlements les plus importants sont ceux qui concernent le secrétaire, le trésorier et le comité.

Le comité d'audit s'assure que le trésorier et le secrétaire de la Loge suivent les règlements établis tout en s'assurant que la situation financière de la Loge est exacte.

Pourquoi un comité d'audit de loge est nécessaire

Le comité d'audit de la loge vérifie tous les comptes et crée un rapport écrit lors de la première communication maçonnique de l'année, afin que le maître de la loge puisse être assuré que les livres sont très corrects.

Une fois l'audit de loge terminé, le maître de loge peut demander au comité du budget de préparer un budget pour une nouvelle année. C'est comme lorsqu'un propriétaire de magasin compte à rebours la caisse de la caisse enregistreuse avant le début d'une nouvelle journée de travail ou avant qu'un nouvel employé ne reprenne le travail.

Une fois que l'audit annuel de la Loge a été présenté et accepté par la Loge, l'audit annuel est ensuite consigné dans les procès-verbaux des réunions de la Loge. Ces informations doivent être fournies régulièrement aux membres de la Loge, afin que les membres puissent être bien informés avant de voter sur des questions importantes.

Les informations vérifiées sont nécessaires pour que les membres votent parfaitement selon leur conscience car ils ont une bonne idée du montant sur le chéquier de la loge. Toute personne qui a à cœur les intérêts de la Loge doit être bien informée des finances vérifiées de la Loge avant de prendre des décisions vitales.

Rapport financier du trésorier   

Le secrétaire ou le trésorier de la loge doit déclarer le solde du chéquier de la loge devant les autres membres avant que des décisions financières importantes ne soient prises. Le trésorier doit indiquer s'il y aura d'autres demandes sur les fonds restants de la loge. Cela aidera les membres à déterminer combien il leur restera si les demandes sont prises en charge et à évaluer l'importance de ces demandes.

Cela fonctionne comme un compte bancaire conjoint où les partenaires ou le conjoint se consultent sur les finances avant de décider d'acheter de nouvelles choses ou de régler les factures.

Fonctions du Comité Financier de la Loge Maçonnique

Le comité financier de la Loge maçonnique est chargé de déterminer si oui ou non le solde d'ouverture de la Loge, les revenus moins les dépenses et les autres chiffres concordent avec les chiffres avec le solde du Trésorier.

Les audits de loge peuvent être effectués à la main et ne nécessitent pas de logiciel d'audit spécial ni de diplôme de comptabilité spécialisé. Mais l'ensemble du processus peut être accéléré avec un logiciel de comptabilité comme QuickBooks. Vous devrez peut-être simplement consacrer du temps à apprendre comment fonctionnent ces logiciels.

Temps pour l'audit de loge

L'audit de Loge doit être fait à un moment particulier qui correspond à l'année fiscale maçonnique de votre Loge. Mais pour plusieurs Loges, la chose habituelle est que le trésorier fournisse tous les documents de soutien financier avant le 30 novembre. Cette paperasse comprendra toutes les finances de la Loge.

Le comité d'audit vérifiera la comptabilité du trésorier. Ainsi, le trésorier peut ou non être membre du comité.

Papier de soutien financier

Les documents de soutien financier comprennent les éléments suivants :

1. Les 12 derniers mois des relevés bancaires (du 31 octobre^st au 30 septembre^th). Tous les carnets de chèques doivent être correctement classés pour tous les instruments financiers.
2. Tous les intérêts financiers qui doivent être mis en avant de manière ordonnée.
3. Les reçus de dépenses de l'année précédente.
4. Les relevés d'intérêts des CD et des comptes bancaires.

Tous les chéquiers doivent être présentés, réconciliés et mis à jour avant d'être présentés au Comité d'Audit.

Toutes les entrées du chéquier doivent contenir :

• Noms des bénéficiaires ou noms de la partie à laquelle le chèque a été adressé
• Le montant de toutes les dépenses
• Intérêts reportés pour les comptes qui portent intérêts.
• La description de tous les articles qui ont été payés e. g impression des statuts, cotisations à la grande loge.
• Solde courant des comptes qui est enregistré après chaque transaction.

Un solde courant du compte est le solde du compte indiqué par le chéquier après qu'il a été rapproché du relevé bancaire pour chaque mois. Un solde réconcilié est obtenu en examinant le solde indiqué sur le relevé bancaire et en ajustant le chéquier pour refléter les chiffres de la banque.

Instruments financiers

Une liste de tous les instruments financiers doit être établie. Pour chaque instrument financier détenu par la Loge maçonnique, le Trésorier fournira des informations pour les 12 derniers mois à partir du 31 octobre^st de l'année précédente jusqu'au 30 septembre^th de l'année en cours . Les informations contiendront :

• Le solde d'ouverture des comptes rapprochés
• Le revenu qui coule dans chaque compte
• Les dépenses payées sur chaque compte
• L'équilibre à portée de main

Le trésorier fournira au comité d'audit les éléments suivants :

1. Le solde d'ouverture et la date du solde d'ouverture pour chaque instrument financier. Il s'agit notamment du certificat de dépôt, du compte du marché monétaire, du compte d'épargne et des comptes bancaires.
2. Relevés bancaires et chéquier à jour de chaque compte.
3. Relevés d'intérêts gagnés
4. Espèces, le cas échéant. S'il y a de l'argent disponible, l'argent disponible doit être compté par les membres du comité. Cela ne dénote aucune méfiance de la part du Trésorier. Ceci est juste nécessaire pour fournir un audit précis.

Une fois que toutes les informations ci-dessus sont disponibles, tous les chèques sont mis en correspondance avec leurs factures correspondantes. Commencez par la première opération bancaire postérieure à la date du solde initial. Confirmez qu'il existe un relevé, une facture, un reçu, un reçu et d'autres documents pertinents pour chaque chèque écrit. Pour les chèques sans reçu, une liste doit être établie. Travaillez jusqu'à l'année fiscale entière et faites correspondre tous les chèques à la facture et aux reçus.

Mais si les dépenses engagées par votre loge maçonnique sont trop nombreuses, vous pouvez sélectionner des reçus et des factures au hasard et les faire correspondre aux chèques. Assurez-vous de sélectionner un bon pourcentage de reçus et de factures. Enregistrez le fait que vous n'avez sélectionné que certains reçus et factures.

Vous devez créer une déclaration récapitulative à la fin. L'état récapitulatif compile tous les instruments financiers et montre un résumé du total des fonds, du total des liquidités en CD et du total des liquidités en banque.

Votre solde d'ouverture plus les revenus moins les dépenses correspondent-ils au chiffre du trésorier ?

Si les chiffres correspondent, vous êtes prêt à partir et vous pouvez présenter vos découvertes à la loge maçonnique.

Que faire si les chiffres du comité d'audit sont différents de ceux du trésorier 

1. Si les chiffres ne correspondent pas, vous devriez revoir les chiffres pour voir si vous avez fait une erreur.
2. Vous pouvez également ajouter à nouveau, soustraire à nouveau et vérifier les chiffres de votre calculatrice.
3. Vous devez vérifier votre solde d'ouverture pour vous assurer que vous avez utilisé le ou les soldes d'ouverture corrects.
4. Vous devez vérifier le rapprochement bancaire que le trésorier a rapproché chaque mois pour vous assurer que tous les chèques écrits ont été compensés par la banque. Il est possible qu'il y ait un chèque en circulation qui n'a pas été encaissé ou un dépôt qui a été effectué mais non enregistré dans votre chéquier.
5. Demandez si un chèque a été émis pour un montant différent du montant figurant sur le relevé bancaire. Vous devez parcourir le chéquier et confirmer que les montants sur le relevé et la description des articles correspondent.

Présentation de l'Audit par le Comité d'Audit de la Loge

Le Comité d'Audit de la Loge présentera ses conclusions devant l'ensemble de la Loge. Pour la plupart des loges, c'est lors de la première réunion en décembre.

Le rapport du président du comité d'audit doit inclure les éléments suivants :

• Une confirmation indiquant si les conclusions du comité d'audit concordent avec le solde final du trésorier.
• Une liste de chèques écrits sans reçu.
• Une liste de toutes les divergences
• Réflexions sur la question de savoir si le trésorier ou le secrétaire a suivi les recommandations suggérées par le comité d'audit et les membres de la loge lors de l'audit de l'année dernière.

Étapes à suivre si le comité d'audit de la loge n'est pas satisfait   

Si l'audit de la loge n'est pas satisfait de ses conclusions et reçoit des réponses insatisfaisantes de la part du trésorier, le comité d'audit a le pouvoir ou le mandat de faire appel à un cabinet CPA tiers accrédité pour auditer les finances de la loge.

Avant que le cabinet d'audit tiers ne soit engagé, le comité d'audit de la loge doit faire ce qui suit :

1. Informez la loge maçonnique de sa décision de recevoir des offres avant de sélectionner un cabinet d'audit externe.
2. Le comité doit recevoir au moins trois offres.
3. Un calendrier doit être établi par le comité pour l'achèvement de l'audit externe.

Une fois l'audit externe terminé, le comité d'audit de la Loge informera la Loge de ses résultats lors de la prochaine réunion indiquée après avoir reçu les résultats de l'audit externe.

Autres éléments que le comité d'audit de la loge devrait prendre en compte   

Le comité d'audit de la loge devrait prendre en compte les éléments suivants pour l'aider à s'acquitter de ses fonctions correctement et avec moins de stress :

1. L'utilisation d'une trace papier : Le comité d'audit doit communiquer avec l'assemblée générale et la persuader de commencer à utiliser une trace papier. Les règlements pourraient stipuler que toutes les dépenses doivent être payées par chèque et non en espèces. Ainsi, toutes les dépenses du lodge pourraient être effectuées par carte de crédit, chèque et autres formulaires papier qui peuvent être facilement suivis par papier. Une trace papier facilitera le suivi des choses. Il peut être difficile de se souvenir des reçus et de bien les conserver dans le temps. Les dépenses en espèces sans reçus doivent être incluses avec les dépenses en espèces, le montant en espèces et le rapport d'audit correspondant.
2. L'utilisation de PayPal pour payer les frais de loge : Si votre loge a un site Web, vous pouvez implémenter une solution de paiement PayPal sur le site Web. Vous pouvez demander à votre Grande Loge de décider si elle approuve ou non les sites Web de chaque loge. Si votre loge n'a pas de site Web, le maître de la loge et les autres responsables de la loge devraient voir à en obtenir un.

Encaisser de l'argent via PayPal permet de gagner du temps, et le secrétaire n'aura pas à passer autant de temps à recevoir les chèques des membres, à rédiger les bordereaux de dépôt et à apporter les chèques à la banque pour dépôt. Un simple bouton PayPal sur votre site Web gérera tout cela. Les membres qui ont des comptes PayPal peuvent transférer leurs cotisations annuelles de leur compte PayPal vers le compte PayPal du Lodge. Toutes les transactions sont sécurisées et gérées par PayPal.

Avec le compte PayPal, le Secrétaire de la Loge peut voir les noms, le montant d'argent et la date. Les fonds du compte peuvent être vus à tout moment, et les rapports peuvent être transférés sur le compte bancaire du Lodge, et un rapport peut être imprimé.

3. L'utilisation du logiciel de comptabilité Lodge : Le logiciel de comptabilité Lodge vous facilitera les choses au maximum. Ce logiciel peut suivre les cotisations des membres, les finances, le nombre de membres, les adresses e-mail, les minutes de la loge, les événements de la loge, les avis des visiteurs et d'autres informations. Cette information est difficile à suivre, surtout pour les grands maçonniques à plusieurs membres.

Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité générale comme QuickBooks, mais le secrétaire adjoint est un excellent logiciel spécifique aux loges maçonniques. Le secrétaire adjoint peut suivre les visiteurs, les membres, les finances, l'inventaire, les procès-verbaux de la loge et plusieurs autres choses. Il peut également générer des rapports selon les besoins. Il a été créé par des francs-maçons pour des francs-maçons.

Ce logiciel peut être utilisé par n'importe qui, indépendamment de sa formation et de son expérience informatique.